【关键词】：检察业务档案；数字化；规范化
一、检察业务检察业务档案数字化、科学化、规范化的必要性和紧迫性
（一）检察业务档案存放随意、存在泄漏隐患
检察业务近几年总量大增，大多检察机关维持原有的档案管理方式，档案纸质存放。纸质档案占用空间大存储条件苛刻，需耗费大量的人力物力财力，其二纸质档案传递不方便，导致信息壁垒出现。纸质档案管理与检察业务发展格格不入。甚至如若档案材料无序零散保存，易引起内部检察机关“回头看”案件等管理工作混乱，加之若关键人员发生变动，检察业务档案多、杂、精导致接手管理档案者难以快速入手甚至出现新的差错。因此检察业务档案需做好电子化，以采用 Internet/Intranet方式或者内部加密网形式，以.NET 平台为开发应用的系统平台，基于 WEB 的应用方式，后台核心数据库采用关系型数据库，用 HTML 为数据存取交换媒介。检察档案业务管理人员使用浏览器或者内部局域网，直接访问检察业务管理系统的WEB服务，进行系统的归档、传输、储存、分类、检索、销毁、授权访问等操作。
（二）检察业务档案管理混乱，缺乏统一规范管理
大部分检察机关，特别是基层检察机关由于人手不足，一人多职等问题导致检察业务管理人员专业化水平低，此外检察业务管理人员精力有限，管理档案工作难免存在力不从心等问题，导致档案管理工作科学化、规范化、电子化难以真正落实到位。目前检察业务机关对于业务上高度重视，对于业务相关的配套管理不重视，导致存在缺乏统一规范管理，管理制度缺乏完善度，受个人领导权影响较大等一系列检察业务管理难以跟上检察业务发展，甚至严重阻碍检察机关发展。因此做好检察业务管理工作管理规范化发展，明确档案管理工作人员职责，制定明确清晰的档案管理流程是当前检察业务工作的重中之重。
（三）检察业务数字化开展进展缓慢，投入产出比低
目前许多检察机关包括其他机关单位，在大数据、云计算、互联网等科技浪潮以及国家档案局发布的《中华人民共和国行业标准纸质检察业务档案数字化技术规范》的推动下纷纷开始检察业务档案数字化工作。但是存在部分检察机关对于档案管理数字化、电子化认识浅薄单单只是做电脑录入等工作，未将检察业务档案体系化、规范化、科学化管理、缺乏纸质档案数字技术规范逻辑思路，导致检察业务数字化管理效果不佳。系统化思路是检察业务档案管理工作的核心思维，缺乏体系化思维，档案管理数字化便失去了强有力的保障，检察业务检察业务档案数字化工作便难以做深，做好，做细，数字工作也大打折扣。在此基础上发展的检察业务检察业务档案数字化工作无疑是在变相的浪费人力物力财力。因此做好检察业务档案数字化的工作意义重大，且做好检察业务档案数字化工作也是极为必要。
二、检察业务检察业务档案数字化管理内涵及意义
目前部分检察院已经实现了检察业务检察业务档案数字化管理，电子公文、电子文书、电子图像、电子影像等电子文件在检察工作中已得到广泛使用，各种数据公文案卷资料等更加清晰，明了，准确，极大便利了检察业务工作的持续性开展。
（一）检察业务检察业务档案数字化及管理内涵
检察业务档案数字化是随0CR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、计算机技术、扫描矩阵CCD技术、存储技术发展产生的新型档案信息形态。其将各种载体的档案数字信息转化为数字化档案信息，以数字化形式存储，网络化连接。利用.NET系统或者内部机密系统进行管理，形成有序结构的档案信息库，及时供赋权人员进行及时利用，以此实现资源共享。
检察业务档案数字化主要是通过档案目录信息数字化，根据档案目录挂钩纸质材料。将纸质材料进行电子扫描，电子转录信息，建立档案目录数据库、档案内容数据库。将载体档案其他内容进行数字化，如档案缩微品、照片档案及录音录像等数字化补充档案内容，同时建立档案专题信息的采集和建库。
检察业务档案数字化管理是档案信息的全周期管理，包括档案信息录入、校对等步骤进行步骤化、科学化全程在人员上、流程上、细节上全面把控，制定具体步骤，程序化、科学化管理运转。
（二）检察业务档案数字化意义
1.提高经济效益
检察业务数字化管理将传统的纸质档案、音像等材料以电子录入、建立目录库等形式进行数字化、数据化保存在加密或者非加密硬盘中。而这不仅仅节约了纸质档案、录像盘等材料的保存费用，节省了占地空间。相关赋权人员查阅对应的检察业务材料迅速、便捷、方便，从而避免了多次备份带来的纸质材料等的浪费，节省了人力支出。
2.提高办公效率
检察业务数字化管理能使资料及时归档，资料分门别类进行存放。以日期、类型、犯罪程度等子序列排列方式，进行逻辑性存放，为检察相关人员进行提取材料提供了极大便利。由于信息超时空流动、检察业务数字化档案成为无边界的墙，在业务档案进行移转之时能够迅速流转，减少纸质等档案带来的翻找不必要麻烦。其次汇集分散保护的档案信息能够通过网络实现信息资源的跨库搜索，更大程度进行资源共享。
3.增强档案保密性
纸质等材料由于其实体性载体，易遭受到某些人士的恶意篡改。甚至有丢失、毁损等可能性。检察业务档案数字化能够对其进行更周密的保护，在物理上进行全方位保护，在私密性上保持绝对的权威性，增强检察业务档案的保密性。在此基础上检察业务才能真正做到司法公正、司法严格等要求，切实保障人民群众和国家的人身安全、财产安全等全方位安全。
三、检察业务数字档案管理模型构建
（一）检察业务数字档案录入系统
侦监处、公诉处、民事检察处. 行政检察处等业务处室中检察官与检察辅助人员处理案件文件。将案件文件办案记录以时间、类别、严重程度等进行数字性编号例如20220319行贿严重。编号需根据该地区检察业务办案的共性进行地域化编号，供该地区检察业务及时进行调取利用。
录入前端系统采用检察业务原件为基本数据。根据OMR点距识别技术和OCR数字识别方式的具体要求设计对应特殊形式表格。将检察业务档案中数字信息或字符信息按字按格填写表格。将档案中数字信息或字符信息一字一格填入表格中。可选择内容采用 涂抹方式填写数字等可直接填写信息卡填写时注意一字一格。填写检察对象姓名时填写区位码，每个汉字区位码为4位。设置名字区位码最高阈值为该检察对象名字前四位字汉字，对于少数名字长名字且同名同姓者进行身份证或者身份证中后四位罗马编码以此进行二次编码。出年年份编码字符串为4位，月份编码字符串为2位，日期编码字符串为两位如1998年10月16日。其它性别、所受教育程度、职称、户口籍贯、民族等按信息卡提示可采用涂抹方式填写。案件情况、案件处理情况以图文涂抹方式录入。然后将特殊形式填录的表格利用高分辨加密性图文扫描工具扫入内部档案工作网。后台录入操作人员对扫描文件进行版面分析其次采用OMR 点阵识别技术和 OCR 数字识别技术进行高精度识别，将最后校准结果形成文本文件，将文本文件进行二次转换形成Access 数据库文件用 VB 程序设 计语言进行编程设计形成一个档案管理系统。
OCR本质是图像识别，其原理也和其他的图像识别问题基本一样。从整体上来说，OCR一般分为两个大步骤：图像处理以及文字识别。
识别文字前，我们要对检察业务处理文件扫描稿的原始图片进行预处理，以便后续的特征提取和学习。这个过程通常包含：灰度化、二值化、降噪、倾斜矫正、文字切分等子步骤。每一个步骤涉及了不同的算法。
再利用不同子步骤进行图片预处理完毕后，就到了文字识别的阶段。
特征提取和降维：特征是用来识别文字的关键信息，每个不同的文字都能通过特征来和其他文字进行区分。在确定了使用何种特征后，还有可能要进行特征降维，这种情况下，如果特征的维数太高，分类器的效率会受到很大的影响，为了提高识别速率，往往就要进行降维。这个过程也很重要，既要降低特征维数，又得使得减少维数后的特征向量还保留了足够的信息量（以区分不同的文字）。
分类器设计、训练：对一个文字图像，提取出特征给分类器，分类器就对其进行分类，告诉你这个特征该识别成哪个文字。分类器的设计方法一般有：模板匹配法、判别函数法、神经网络分类法、基于规则推理法等。在进行实际识别前，往往还要对分类器进行训练，这是一个监督学习的过程。成熟的分类器也有很多，有 SVM、CNN 等。后处理：其实就是对于分类器的分类结果进行优化，这一般就要涉及自然语言理解的范畴了。举个例子，“中”和“申”形近，但是如果遇到“中上”这个词语，就不应该识别为“申上”，因为“中上”才是一个正常词语。这需要通过语言模型来进行纠正。
（二）检察业务数字档案查询系统
检察业务档案管理查询系统应为检察利用者提供检索和接收信息的相关功能，主要包括为用户提供系统信息资源的接口，接收用户的请求，核查用户身份以及用户需求资源是否可用，对特别受到保护的信息实施限制存取控制，产生分发信息包，将所需资源聚集并按需加工，对用户的申请给予回复并将资源传送 给用户。检察档案提供利用是其价值得以实现的最直接的方式， 因此在这一部分，系统应不断完善用户体验，让不了解检察档案、不太会利用系统进行检索的人也可以短时间内上手操作。但另一方面，利用的过程也是对保密性挑战最大的方面，因利用者的 不同身份、利用方式多样等各种不定性，因而在提供利用时应注 重进行身份认证和权限分层控制，不同的利用者具有不同的操作权限，包括检索结果的完整性、是否允许复制等。
检察业务档案查询可以设置多端口多路径查询保证检察业务人员迅速定位所需信息以及利用提取相关关键信息。比如可以进行分类查询、个体查询、统计查询等。其一分类查询，即根据某种规则查询数据库，查询结果为一个集合。如查询某地区某个阶段发生的某个领导行贿事件。根据我们所设计的界面通过地区、时间、犯罪类型、领导职级、性别、民族等查询。利用相关信息进行查询，所得到的结果是一个集合。查询所得到的结果是一个集合。查询某地区领导行贿案件所得到的是一个集合，它具有的字段是：地区、时间、犯罪类型、领导职级、性别、民族等。其二个体查询，即查询数据库中某个犯罪案件，可按时间、案件办理类型等进行个体查询，可查询到相关案件的简单信息。其三统计查询，即要对具有某种特点的犯罪实践进行统计得到这类犯罪案件的数量信息它与分类查询功能类似，结果也是一个集合。不过分类查询结果为这类犯罪检察案件管理信息而不是数量信息。
在信息利用综合模块实现检察业务案件档案全域共享，打破信息壁垒。本模块主要功能有：数据、生成报表、打印报表、网络查询。检察系统相关用户可以根据建立的数据库信息输出各种数据统计报表。本系统可以在局域网上运行，实现数据共享。对于检察业务档案数据要做到实时维护，做好数据的备份与恢复，以保证数据的安全性和可靠性。
对于涉及最高机密的检察事务案件，应严格统一使用最高人民检察院规定的计算机查询系统软件，严格按照最高人民检察院关于“行贿犯罪档案的录入和查询结果的提出要及时、准确；录入范围、内容不得擅自变更、扩大；受理查询、提供查询结果必须严格履行内部审批程序；不得擅自受理或提供查询；不得利用开展查询之便谋取私利”的规定进行管理。
四、检察业务数字档案提升建议
检察业务数字档案建设绝非一朝一夕之事，应久久为功，践行多方举措，力图实现检察业务持续化发展。
（一）顶层设计，把握档案发展全局
各地检察业务系统应发挥数字化作用，用好科技化工具，做好顶层设计。立足检察业务办案实践，积极取材，大量调研，分析汇总，创新实践加快数字档案时建设进程，以此不断提升检察业务档案信息化水平。一是将A级数字档案建设作为关键重点项目，成立数字检察档案工作小组。将检察业务数字档案创建工作纳入年底绩效考核，作为基层检察院工作考核重要指标，并对下一步检察业务工作做出战略指导。二是确保数字检察业务档案建设经费充足，确保档案信息化软硬件设施经费的充足使用。将档案信息化网络开发、网络维护、网络优化建设等列入经费预算，拨出信息化网络维护、硬件购入、专业人才培养等重点项目经费确保工作的顺利开展。同时对档案信息化硬件购入、硬件维护、软件优化等每年做出科学性预算，留出足够的经费预算缺口，确保档案信息化的正常运转。三是技术支撑，确保档案发展科学化。检察院信息化档案工作可采取两种方式完成数字档案室创建工作，自主研发和采用政府购买方式进行。对于核心业务主体性业务与相关技术部门进行双向联动，合力完成数字档案室的创建工作。对于非主体业务进行政府购买方式技术支撑服务，保障检察业务数字档案能够进行正常0A办公、统一业务应用系统对接档案管理系统，随时解决技术难题。四是建设机制，确保档案管理完善落实。建立完善数字档案室管理制度，制定和修订相关检察业务电子档案管理办法和详细制度，确保档案管理有章可循，有章可用。明确规定严格检察业务档案管理授权体系、管理权限、保管期限、保管密级、管理责任人等。全力保障检察业务档案落实到位，落实到人，落实到点。明确档案管理每一步骤，每一细节，每一规定，确保档案管理规定的合理化、可操作化、执行程度。
（二）多措并举，推进档案管理创建
一是以调研为先，掌握整体状况。做好检察业务数字档案工作需要下沉各地方，搜集有效信息，进行整理利用。各地检察院需逐一摸底和调研。各区档案管理基础工作现状、硬件设备即软件系统维护情况等进行逐一摸清摸透摸实。二是成立检察数字档案建设小组，明确检察业务数字档案具体要求，各地市基层检察院根据本市检察院具体要求成立相关工作研究室，小组成员根据对档案熟悉程度、职级程度等进行合作分工，保证小组成员能够为数字档案建设出力。二是拟定具体的实施方案，对创建检察业务数字档案方案进行一一细节化解，划分类似项目，形成有机集合，分配小组成员任务。定期召开项目组，研讨项目进度，对小组成员完成情况进行汇总，分别对小组成员进行总结提出意见进行提升。若如遇到紧急情况，可利用现代化手段，与相关经验人士远程联系，进行商讨解决方案。四是定期举办检察业务数字档案相关交流培训会议，对标创建工作方案。按照评估细则进行自我评分，设定工作完成时限，建立每月项目进度自查制度，形成文字记录上报项目组，以便项目组及时掌握创建工作制度。五是邀请专家进行视察，在项目组进行实地指导，对创建工作实施过程中重要幻剑和关键阶段进行指导，为基层检察院开展数字档案建设排忧解难。
（三）聚焦数字，助力数字档案建设现代化
一是关注档案中重点场景应用，在检察业务档案梳理环节，要关注检察工作全方位要求，建立个性化检查工作梳理表格，以便后期分析案件能够及时利用使用。例如参照绍兴市检察机关立足“四大检察”职 能，围绕当前制约人民群众需求满足度提升的痛点难点，如虚假诉讼、环境治理、安全生产等问题，寻找数字化监督的突破口。通过典型个案分析、案发规律梳理、数据共享归集、数据碰撞比对、类案线索研判等流程，上线22个监督场景应用。以数字检察为基底实现数字档案建设，科学分类档案，用档案实现后期快速检索。以类案监督为核心，系统化解矛盾风险立足“四大检察”职能定位，针对不同类型的批量问题线索，坚持以类案监督为核心，分类立档各种类型的类案监督。二是注重档案数据收集、提取、转换。档案收集管理者在接收档案保证纸质档案内容形式符合要求，表格利于识别关键信息。接收后以数字扫描方式存取数字库。注重数字库的及时维护和更新，保证电子档案更新及时有效。在提取过程中，注重利用新技术进行提取信息，信息识别需要经过多重人员进行确认，保证档案信息的准确性和一致性，确保信息提取的有效性。在对部分特殊信息，例如音频等转换时候，要利用先进音频提取技术，提取其中关键信息，多人复核，保证信息的有效性和真实性。
五、总结
检察业务数字档案建设是未来检察业务持续发展的重要一步。检察业务数字档案建设需要大量的精力，其建设过程也是异常艰辛。在建设检察业务数字档案过程中，各级管理者和工作人员应秉持着十足的热情和耐心，做好检察业务数字档案建设。检察业务数字档案建设虽辛苦但是我们应当预见检察业务信息化发展是大势所趋，符合档案事业发展进程的必然阶段。建设路上困难虽多，但随着信息化的深入，不久的将来，检察档案管理的建设思路、建设方式、建设能力一定能得到大幅度提升。检察事业现如今蓬勃发展，检察业务数字档案建设也必将蓬勃发展，中国的现代化进程也将不断发展推进。
责任编辑：广汉
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