一、干部人事档案数字化管理的意义
（一）干部人事档案数字化管理是干部人事档案管理工作应用的需求。
首先，数字化时代对日常工作时效要求越来越强，领导做出决策需要迅速、准确，组织人事部门工作查考也要求快速及时。干部组织管理工作对人事档案需求的满足程度，也决定了人事档案管理水平需要不断适应和提高，干部人事档案管理水平需要适应不断增长的工作需求。实现人事档案的数字化管理，能突破人事档案利用的局限，用专业的管理信息平台直接获取对应的信息资料，从单一的档案保管和利用职能，向信息采集、管理和服务职能转变，使人事档案信息资源合理配置、科学管理，是人事档案管理工作的必需。
其次，干部人事档案全面记录了干部人力资源等相关的信息资料，而且是干部组织人事工作开展的关键依据。干部人事档案数字化建设，可以有效保障档案本身的准确性、客观性、真实性，发挥干部人事档案管理价值的核心功能，更利于确保干部人事档案信息安全，是人事档案管理工作的刚需。
（二）干部人事档案数字化管理是人事档案管理工作优化的需求。
首先，干部人事档案数字化管理是传统档案管理向数字档案管理转型的必经之路。与传统人事档案管理工作相比，人事档案数字化应用管理后的档案管理员操作管理档案过程，是将一系列档案工作基础信息流使用专业的软件管理平台快捷高效进行管理操作。对比传统方法档案检索效率、管理效率，数字化管理的干部人事档案工作效率得到了高度提升。
其次，干部人事档案的数字化管理，用科学方法从事干部组织人事业务工作。能高效快捷汇总、统计、分析干部人事管理数据信息资源，为干部组织管理工作提供高效、优质的服务，提高了干部人事档案管理成果的编研。
（三）干部人事档案数字化管理是人事档案管理工作保障的需求。
干部人事档案数字化管理与干部人事档案管理工作的对接，依托电子化、数字化和网络化的管理手段，用数字化发展模式要求建立人事档案数字化管理平台操作流程。及时确保了原始信息的准确性和唯一性，同时数字化管理平台也能通过日志管理和留痕监测等操作检测系统管理操作具体行为，充分保障人事档案的原始性和精准性。
二、干部人事档案数字化管理的现状及存在的问题
（一）干部人事档案数字化管理方式中数字化程度的有待提高。
2017年7月，国家相关部委就联合就已发布实施了《干部人事档案数字化技术规范》，明确规定了干部人事干部档案管理过程中应当建立数字化信息库，并且进行目录建库、图像处理以及档案扫描和数据信息存储，同时还对数据信息的验收、交换以及备份和安全可靠性等方面作了明确的规定。现阶段的大部分干部人事档案管理还局限于传统的手工操作方式；有些干部人事档案管理部门对管理环节只满足于简单的计算机输入目录或输出打印等操作，而没有应用软件信息化管理；有些已经实现软件信息化管理的干部人事档案质量不高，信息缺漏或者不准确；有些需要进馆的传统纸质版的干部人事档案没有进行计算机管理。
（二）干部人事档案数字化管理建设进度与实际需要的矛盾。
干部人事档案数字化管理建设是一项系统性工程，涉及 人力、物力、财力较大，进度缓慢周期较长，数字化管理建设诸多具体情况还满足不了日常业务工作的需要。有些干部人事档案管理部门或单位甚至尚未开始数字化管理建设，干部人事档案管理还沿用“老办法”“旧方式”，干部人事档案涂改造假等风险继续存在。
（三）干部人事档案数字化管理平台开发利用的深度不够。
有些已有干部人事档案数字化管理平台资源的管理部门对系统开发力度和深度不够，导致平台许多方便实际操作应用的自定义管理功能没有以适配实际工作需要的方式开发，资源存在浪费。还有部分干部人事档案数字化管理建设只是停留在自行购买档案管理软件，未能从自身行业系统全局考虑，各业务管理平台系统与档案管理系统数据的接口吻合、字段类型、报表生成设置等问题的统一，缺乏统筹。
三、干部人事干部档案数字化管理的建议
（一）领导重视，完善制度。
领导重视是做好人事档案数字化管理工作的前提，把干部人事档案数字化管理工作放在事关干部队伍建设的高度来对待，从人力、物资等各个方面给予多重保障。形成主要领导重视抓、分管领导负责抓、人事部门具体抓的态势。挑选党性强、作风正、有强烈的责任心的同志负责人事档案数字化管理工作，定期听取工作情况汇报，提出工作目标和要求，帮助解决问题和困难，不断促进提高干部人事档案数字化管理。结合单位性质特点具体量化人事档案数字化管理的管理标准和参数要求，建立完善相应的干部人事档案收集整理、安全保密、查阅借阅等相关制度。建立档案审核工作责任制和责任追究制度，明确工作责任，确保人事档案数字化工作的真实性和严肃性。
（二）重视流程，规范采集。
干部人事档案伴随着干部个人的一生，其重要性不言而喻，2018年11月发布的《干部人事档案工作条例》，国家对干部人事档案工作提出了更高的要求，干部人事档案管理实践工作中就应该及时结合该条例，针对本单位在干部人事档案的收集、管理、利用等薄弱环节，制定相应的档案管理工作标准和操作流程，严格对归档材料按照人事组织相关规定开展鉴定、审核。严把归档材料质量关，确保不将虚假、手续不全的材料入档和数字化。及时纠正不合规行为，提高管理干部人事档案管理工作能力，确保干部人事档案管理工作有章可循，有据可依，档案材料内容真实可靠。
（三）拓宽平台，协调联动。
干部人事档案部门收集档案资料的渠道较少，而对干部人事档案的需求量却在不断增加，干部人事档案难免会在信息内容方面存在缺项。干部人事档案管理部门应加强对干部信息资源的整合利用，充分利用云计算、大数据和人工智能等数字化工具，积极拓展干部人事档案信息的收集范围和渠道，为干部组织人事工作流程提供更全面、更准确的档案信息服务。人事干部档案信息资料包括干部的人事任免、奖惩、考核以及工资福利待遇等诸多内容，干部人事干部档案数字化管理过程中，上级与下级以及相关部门之间应当做好协调工作，尤其是要明确界定部门和单位之间的相互责任以及权益，对干部人事档案信息进行科学采集以及维护利用，实现多部门协调联动，及时做好纸质人事档案材料的转递、追补工作。同时做好数字人事档案传递时数据输出和复原工作，最大限度提高干部人事档案数字化管理工作水平。
四、干部人事档案数字化管理工作建设要点
（一）区分概念。
软件信息化管理和数字化平台管理都涉及到利用信息技术来优化和改进各种业务和服务，然而两者在定义和侧重点上存在一定的区别。软件信息化管理是指将信息转化为数字格式的过程，通过计算机、互联网和其他数字化技术进行存储、处理和传输。数字化平台管理是一种更为高级的形态，它不仅仅是将信息转化为数字格式，更是通过算法和模型将现实世界的事物和过程进行抽象和模拟，实现精准预测和优化。软件信息化管理注重的是信息的收集、整理和传输，而数字化平台管理则更加强调对数据的挖掘和分析，以及模拟和预测。软件信息化管理是数字化平台管理的基础，而数字化平台管理则是软件信息化管理的升级。
（二）标准规范。
干部人事档案数字化管理建设本身是一项系统、复杂的工程，涉及的领域、内容广泛，包括教育、劳动、人事、组织等诸多信息，需要建立准确的标准和统一的规范。推进干部人事档案数字化管理，必须重视干部人事档案标准化、规范化管理水平。干部人事档案数字化管理的实际工作中的很多问题是档案标准化、规范化管理滞后和操作软件应用之间衔接的矛盾。干部人事档案数字化管理的内涵包括干部人事档案工作的各个方面和各个环节，所以必须重视干部人事档案业务规范建设，重视档案标准的建立健全和真正实施，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
（三）分层递进。
干部人事档案数字化建设要重视提高系统的整体水平，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，通过网络加以联通，发挥整体优势提高系统的综合能力。把干部人事档案数字化管理建设的总体目标进行拆分，划分为不同阶段、不同时期的具体目标，并根据这个目标，提供保障，循序推进干部人事档案数字化管理建设。鼓励和支持先进单位提高水平，条件充裕的单位进行较高水平的试点，以取得有效的经验总结积累，再依次高质量推广。
（四）库据建设。
干部人事档案数字化管理建设要重视好数据库系统建设。数据库是依托先进的信息技术平台对档案信息进行科学的管理和方便的使用，建立数据库系统是一项长期的任务，也是要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。坚持计算机技术人员与档案业务人员协作开展，侧重于应用。建立基础库，以利用频率和使用效率提供应用库；侧重于重点，由单一库向系统库发展等。基础数据库的完善和各单位目标应用库逐步建立，再通过网络联接形成开放的分步式数据库群。
五、干部人事档案数字化管理操作要点
（一）随办随归，动态管理。
建设干部人事档案数字化管理是系统化和常态化的管理工作。及时录入、随时更新干部的职务任免、工作履历、继续教育、奖惩情况、工资变动等材料，动态反应干部人事档案信息，多方位立体反映干部“德、能、勤、绩、廉”情况。还要注重档案信息与其他资源的配合，实现人事档案数字化管理功能与公务员管理数据库的联动，为干部人事做出科学合理的决策提供可靠数据支持，实现干部档案信息在干部选拔任用过程中的利用意义最大化。
（二）加强培训，提高技能。
干部人事档案管理工作进程的发展，对干部人事档案工作人员的要求越来越高，需要一批具备专业型、技术型、服务型、创新型复合素质的人才。新时代的干部人事档案管理工作既需要有熟悉档案管理业务并具有调查研究水平和组织能力的管理人员，又需要有掌握档案数字化管理标准并能够为纸质档案进行数字化管理提供技术支持的技术人员，更需要有掌握一定数字化基础知识并熟悉人事工作业务的组织工作人员。加强业务工作的培训和学习，强化干部人事档案管理人员工作的责任意识、奉献意识、服务意识和保密意识，提高人事档案管理数字化管理的业务技能，变档案保管员为档案信息管理师，变传统手工劳动为智慧管理规则制定者、监督者、实践者和研究者，真正让人事档案管理人员适应数字时代人事档案工作的发展需要。
（三）积极开发，特色操作。
选择档案管理系统时，需要考虑系统的功能和特性是否符合工作的需求。例如，系统是否具备档案的收集、整理、存储、利用等各个环节的功能，是否能够自定义档案门类与著录项属性字段以适应各单位在不同的发展阶段的需求，以及是否具备水印功能、分权管理等功能。尽量选择可以自定义自动排序、编号、组卷、装盒等功能，最大限度实现了自动化。尽量选择可根据人事档案分类要求定制软件中案卷档号构成模式，尽量选择在管理软件录入界面自定义设置上，可以进行优化信息标题，整合界面录入信息，减少手工录入时多余操作步骤的软件系统。批量导入管理数据时，对原有数据库信息名称、属性和原文管理等信息调整好对接格式和端口，减少导入数据报错失败。创建数据时对信息字段模糊缺损的数据积极建立查重和报错查询库的软件实操效果也是比较优越。
（四）严明纪律，加强监管。
坚持人事档案工作管理责任化，对干部日常信息管理维护制定专人负责审核，保证信息安全的同时，防止篡改与伪造。坚持干部人事档案“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”，全面规范人事档案数字化管理应用系统的管理和使用；其次要依据人事档案管理相关制度，落实对人事档案信息系统的查阅和利用，严格设置设权限。强化日常监督构建全方位多维度立体化的监督体系，以科学、规范、严密的督查制度来保证人事档案信息系统的可靠操作。
六、干部人事档案数字化的利用与服务
（一）明确职责，熟练应用。
档案利用工作是《中华人民共和国档案法》等法律法规和规章赋予档案部门的重要职责，要做好干部人事档案数字化管理的利用，档案部门必须配备相应岗位的专职工作人员，建立健全相应的工作管理制度，完善档案利用的设施设备。积极开展干部人事档案数字化管理信息资源建设，建立干部人事档案数字化管理检索体系。专职干部人事档案管理者要熟悉被管理干部人事档案资料情况，了解干部人事档案利用范围的规定，根据利用者需要及时提供所需档案资料供利用者查阅、复制和摘录或答复干部人事档案利用者提出的咨询。
（二）创新利用，智慧服务。
逐步探索“干部人事档案基础信息库+干部人才图文花名册+干部功能结构及运行动态分析结构系统”模式通过开发和利用管理软件的分类检索、报表生成和统计汇总，快速、精准查阅、被管理干部的年龄、学历、专长、荣誉等各类档案信息。从干部素质、领导职数、年龄结构等项目对干部队伍进行综合分析，清晰反映干部队伍情况，把握干部队伍整体情况，提出合理调整建议，提升干部队伍建设科学化水平。确保干部任免信息全面、准确、真实，提升干部选拔任用信度和干部切身利益落实到位，服务于日常干部人事管理各项工作，服务于干部队伍建设。
（三）注重安全，多重防护。
干部人事档案数字化管理的建设发展，管理安全尤为关键。人事档案数字化管理安全防护应严格执行国家颁布的有关信息安全的法律、法规、规章和标准，建立完善的管理内置信息模块系统。同时高度重视安全保护技术措施，重视安全技术措施是保证归档数据资源现实作用最有效、最直接的方法，也是数据资源可靠利用的前提。在开发和建设干部人事档案信息资源的过程中，要发挥监督作用，增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。对现有的防范措施诸如防火墙、杀毒软件、网络安全检测、电子身份系统、数据加密技术等，要定期开展综合效验。同时还要改善档案保管保密条件，对数据存储介质实施多重备份，保障数据安全。通过监控巡视、远程温湿度监测、安防联动等拓展实体系统保护范围。不断研究和探索新的安全防护技术，设计防御软件，有效加强数据加密、权限管理、格式恢复等安全技术。形成立体多方位防范体系。
干部人事档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。干部人事档案对干部自身的发展意义重大，也是干部履历发展的重要基础资料，做好干部人事档案管理基础工作之外，需要各个单位和专业的档案管理人员共同努力，转变思维模式，多方位总结经验学习，加强专业技能的培训学习，提高专业档案的管理水平，直面问题，勇于解决，用新思路、新方法、新技术提高人事档案数字化管理的效率，为干部组织管理工作提供强有力的保障。
责任编辑：广汉
暂无评论
